Політика конфіденційності

1.1.Ця Політика конфіденційності (далі — Політика) пояснює, які персональні дані обробляє сервіс SlottiBot, з якою метою і на яких підставах, як довго вони зберігаються та які права має особа, чиї дані обробляються. Політику складено відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

1.2.Сервіс SlottiBot (далі — Сервіс, «ми») надає [ФОП] [ПІБ ФОП], РНОКПП [РНОКПП] (далі — Виконавець). Сервісом користуються бізнеси, які обслуговують своїх клієнтів за записом, — шиномонтажі, СТО, детейлінг-студії, автомийки та подібні (далі — бізнес). Сервіс складається з:

• сайту [домен сайту] (далі — Сайт);
• панелі керування бізнесу (далі — Панель), у якій працівники бізнесу ведуть розклад, послуги, записи та базу клієнтів;
• Telegram-ботів — окремого бота для кожного бізнесу, через якого його клієнти записуються на послуги.

1.3.Політика стосується трьох груп людей: відвідувачів Сайту й тих, хто надсилає заявку через форму; працівників бізнесів, які мають обліковий запис у Панелі; клієнтів бізнесів, які записуються через бота або яких бізнес вносить у Панель. Клієнтам насамперед адресовано розділ 3.

2.1.Виконавець самостійно визначає мету і засоби обробки та є володільцем персональних даних:

• відвідувачів Сайту;
• осіб, які надіслали заявку через форму на Сайті;
• працівників бізнесів, які мають обліковий запис у Панелі, — у частині даних, потрібних для входу, захисту облікового запису та надання Сервісу.

2.2.Відносини Виконавця з бізнесом, який користується Сервісом, регулює Публічна оферта, опублікована на Сайті.

3.1.Дані клієнтів, які записуються через бота бізнесу або яких працівники бізнесу вносять у Панель, обробляються від імені цього бізнесу. Щодо таких даних володільцем є бізнес, а Виконавець — розпорядником персональних даних у розумінні статті 4 Закону України «Про захист персональних даних».

3.2.Бізнес вирішує, які послуги, години роботи й вільний час показує його бот, які відомості бот запитує в клієнта, як опрацьовувати записи та що відповідати на звернення клієнтів. Він же відповідає за наявність правової підстави для обробки даних своїх клієнтів.

3.3.Виконавець обробляє дані клієнтів лише за дорученням бізнесу, в обсязі, визначеному його налаштуваннями в Панелі, та на умовах Публічної оферти. Ми не використовуємо дані клієнтів для власних цілей, не пишемо клієнтам від свого імені й не передаємо їхні дані іншим бізнесам.

3.4.Якщо ви записувалися через бота шиномонтажу, СТО чи іншого бізнесу і хочете дізнатися, які дані про вас зберігаються, виправити чи видалити їх, зверніться до цього бізнесу. Якщо ви звернетеся до нас, ми передамо запит бізнесу та допоможемо його виконати.

4.1.Заявка з Сайту:

• ім’я;
• назва бізнесу — якщо ви її вказали;
• email або номер телефону;
• текст повідомлення — якщо ви його написали.

4.2.Обліковий запис працівника бізнесу:

• ім’я та email;
• пароль — лише у вигляді криптографічного хешу, сам пароль не зберігається;
• роль у бізнесі (наприклад, власник, адміністратор, майстер) і те, чи активний обліковий запис;
• дата й час останнього входу;
• для підтвердження входу з нового пристрою — опис браузера (user-agent), дата останнього використання пристрою та хеш ідентифікатора пристрою, що зберігається в cookie;
• одноразові коди й посилання для входу, запрошення та відновлення пароля — лише у вигляді хешу й з обмеженим строком дії.

4.3.Клієнт бізнесу — контактні дані й дані про записи, які ми обробляємо за дорученням бізнесу:

• ім’я — у тому вигляді, як його вказав клієнт або вніс бізнес;
• номер телефону;
• ідентифікатори користувача й чату в Telegram, а також дані профілю, які Telegram передає разом із повідомленням (ім’я, ім’я користувача, мова інтерфейсу);
• дані записів: послуга, дата й час, статус, ціна, коментар, причина скасування, а також те, хто зробив запис — сам клієнт чи інша особа від його імені;
• інші відомості, які бізнес запитує через бота або вносить у Панель, — наприклад, email, дані про автомобіль, нотатки й мітки;
• джерело, з якого клієнт прийшов до бота (наприклад, QR-код або посилання);
• повідомлення, якими клієнт обмінюється з ботом, і поточний стан діалогу з ботом;
• відмітки про надіслані нагадування про запис — якщо бізнес їх увімкнув.

4.4.Якщо клієнт записує іншу людину (наприклад, члена родини або водія службового автомобіля), він надає її ім’я та номер телефону і відповідає за те, що має право це зробити.

4.5.Журнал дій: хто і коли виконав дію в Панелі, яку саме дію і з яким об’єктом, які значення змінилися, а також IP-адреса, з якої дію виконано.

4.6.Сервіс призначений для контактних даних і даних про записи. Ми не запитуємо й не обробляємо цілеспрямовано особливі категорії персональних даних, перелічені в статті 7 Закону України «Про захист персональних даних», а бізнес не повинен запитувати їх через бота чи вносити в Панель.

5.1.Ми обробляємо персональні дані для таких цілей і на таких підставах:

• відповідь на заявку та підготовка до укладення договору з бізнесом — на підставі вашої згоди, наданої під час надсилання форми;
• надання доступу до Панелі, автентифікація працівників і захист облікових записів від несанкціонованого входу — для виконання договору з бізнесом та в законних інтересах Виконавця;
• запис клієнтів на послуги, підтвердження, перенесення й скасування записів, нагадування про запис — за дорученням бізнесу, для виконання договору між бізнесом і Виконавцем; правову підставу обробки щодо самого клієнта забезпечує бізнес;
• ведення журналу дій, розслідування інцидентів і запобігання зловживанням — у законних інтересах Виконавця;
• бухгалтерський і податковий облік, відповіді на запити державних органів — для виконання обов’язків, передбачених законом.

5.2.Згоду можна відкликати будь-коли, написавши на [Email для питань персональних даних і договору]. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, що відбувалася до нього.

6.1.Дані зберігаються на серверах провайдерів хмарного хостингу, з якими співпрацює Виконавець. Сервери можуть розташовуватися за межами України; у такому разі дані передаються з дотриманням вимог статті 29 Закону України «Про захист персональних даних».

6.2.Ми застосовуємо такі заходи захисту:

• з’єднання із Сайтом, Панеллю та Telegram шифруються (HTTPS/TLS);
• паролі, одноразові коди й токени сесій зберігаються лише у вигляді хешу;
• токени Telegram-ботів бізнесів зберігаються в зашифрованому вигляді;
• доступ працівників обмежено їхньою роллю та межами їхнього бізнесу — дані одного бізнесу недоступні іншим;
• кількість спроб входу обмежено, а вхід із нового пристрою підтверджується кодом;
• важливі дії фіксуються в журналі дій.

6.3.Жоден спосіб передачі чи зберігання даних не є абсолютно захищеним, але ми вживаємо розумних організаційних і технічних заходів, а про інцидент, що стосується даних бізнесу, повідомляємо його без необґрунтованої затримки.

7.1.Ми зберігаємо дані не довше, ніж це потрібно для мети їх обробки:

• заявки з Сайту — до 3 років з моменту останнього контакту або до відкликання згоди, якщо це станеться раніше;
• облікові записи працівників бізнесу — протягом строку дії договору з бізнесом;
• дані клієнтів, їхні записи й листування з ботом — протягом строку дії договору з бізнесом; після його припинення вони видаляються або повертаються бізнесу протягом 30 днів, якщо довше зберігання не вимагає закон;
• поточний стан діалогу з ботом — обмежений час, після чого він спливає й перезаписується під час наступної розмови;
• журнал дій — окремо від даних бізнесу, стільки, скільки потрібно для розслідування інцидентів і розгляду спорів;
• бухгалтерські документи — протягом строків, установлених законодавством.

8.1.Ми не продаємо персональні дані й не передаємо їх для реклами. Дані можуть отримувати лише:

• Telegram — як канал, через який бізнес спілкується з клієнтами; листування з ботом відбувається також на умовах Telegram;
• провайдери хостингу, баз даних і хмарної інфраструктури, на яких працює Сервіс;
• сервіс доставки електронної пошти — для листів працівникам бізнесу (запрошення, коди входу, відновлення пароля) та службових повідомлень;
• бізнес, до якого записується клієнт, — щодо даних цього клієнта та його записів;
• державні органи — лише у випадках і в порядку, передбачених законом.

8.2.Кожен із цих постачальників отримує лише ті дані, які потрібні для виконання його функції.

9.1.Сайт не використовує аналітичних, рекламних чи сторонніх відстежувальних cookie. Ми використовуємо лише технічно необхідні:

• cookie мови — щоб показувати сторінки обраною мовою;
• запис у локальному сховищі браузера (localStorage) про обрану тему оформлення;
• у Панелі — cookie сесії (HttpOnly), щоб не вимагати повторного входу, cookie відомого пристрою, щоб не запитувати код підтвердження щоразу, а також налаштування інтерфейсу (стан бічного меню, вигляд календаря).

9.2.Без цих файлів відповідні функції не працюватимуть, тому окрема згода на них не запитується. Ви можете видалити їх у налаштуваннях браузера — тоді доведеться знову увійти до Панелі й повторно обрати налаштування.

10.1.Відповідно до статті 8 Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте право:

• знати про джерела збирання та місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, а також про володільця чи розпорядника;
• отримувати інформацію про умови доступу до даних, зокрема про третіх осіб, яким вони передаються;
• на доступ до своїх персональних даних;
• отримати відповідь, чи обробляються ваші дані, і їх зміст не пізніше ніж за 30 календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом;
• пред’являти вмотивовану вимогу щодо заборони обробки або зміни своїх даних;
• на виправлення чи знищення даних, що обробляються незаконно або є недостовірними;
• на захист даних від незаконної обробки, випадкової втрати, знищення чи пошкодження;
• відкликати згоду на обробку;
• знати механізм автоматичної обробки даних і на захист від автоматизованого рішення, що має для вас правові наслідки;
• звертатися зі скаргами до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

10.2.Щоб скористатися своїми правами, напишіть на [Email для питань персональних даних і договору]. Ми відповімо не пізніше ніж за 30 календарних днів і можемо попросити підтвердити, що запит надходить саме від вас.

10.3.Запити клієнтів щодо даних, пов’язаних із записами до бізнесу, розглядає бізнес як володілець (розділ 3); ми допомагаємо йому їх виконати.

10.4.Якщо ви вважаєте, що ваші права порушено, ви можете подати скаргу Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини або звернутися до суду.

11.1.Сайт і Панель призначені для власників і працівників бізнесів. Ми свідомо не збираємо через форму заявки дані осіб, яким не виповнилося 18 років.

11.2.Бот не перевіряє вік клієнта. Якщо через бота записалася неповнолітня особа, її дані обробляються за дорученням бізнесу відповідно до розділу 3; бізнес може видалити їх у Панелі або звернутися до нас.

12.1.Ми можемо оновлювати цю Політику. Нова редакція публікується на цій сторінці із зазначенням дати, з якої вона діє.

12.2.Про суттєві зміни, що стосуються бізнесів, які користуються Сервісом, ми повідомляємо їх заздалегідь електронною поштою.

13.1.З питань обробки персональних даних пишіть на [Email для питань персональних даних і договору] або телефонуйте за номером [Телефон]. Реквізити Виконавця наведено нижче.